Como acelerar a aprovação de Projetos de TI
Melhores Práticas para gestão de um Inventário de Necessidades de TI
Tudo é para ontem (como sempre...)
Gestores de TI enfrentam o desafio de lidar com muitas pressões vindas:
da operação de TI
da garantia das entregas de serviço
do gerenciamento dos fornecedores
Mas dentre todas estas, uma preocupação que gera muito estresse são as áreas de negócio pressionando para que seus projetos sejam realizados.
Com tantas prioridades e tarefas é um desafio organizar uma lista de demandas ou Inventário de Necessidades de TI.
Mas, como criar esta lista sem esquecer de nada e que satisfaça seus clientes internos?
Vejamos alguns passos importantes.
1. Saiba qual a direção
Este passo pode parecer menos importante, mas ele é fundamental para evitar muitas dores de cabeça no futuro.
Primeiro, converse com a direção da empresa ou tenha uma reunião de planejamento para saber quais os negócios que a empresa investirá no futuro de curto e médio prazo.
Decisões como mudanças de prédio, introdução de novos produtos ou iniciativas para se alcançar alguma certificação técnica de conformidade afetam diretamente os projetos de TI.
Nesta reunião, obtenha informações dos projetos macros e alguma estimativa de prazo.
Após esta reunião, elabore uma lista simples de iniciativas ou projetos:
Instalação de mais um depósito (6 meses) Pri:1
Ampliação da força de vendas na região sudeste (9 meses) Pri:1
Mudança de prédio da sede (2 anos) Pri:2
Criação de uma nova linha de montagem (1 ano) Pri:2
Alcançar certificação ISO 9000 (1 ano) Pri:3
Estes são apenas alguns exemplos de projetos.
Uma outra informação importante de se obter é a prioridade do projeto que é diferente do prazo. Isso vai ajudar quando tiver conflito nas dependências mais à frente.
2. Defina as dependências
Para cada um deste projetos, liste os serviços de TI que viabilizam a execução daquela iniciativa ou projeto.
Esta lista inicial deve ser baseada no mapa de fluxo de valor da sua organização.
Caso não possua este mapa de valor, crie sua lista dependências mesmo assim.
Por exemplo, baseado no exemplo sendo considerado, liste:
3. Ligue as Interdependências
Quando você tiver sua lista de dependências, pense nas interdependências dos projetos.
No exemplo acima, vários projetos precisam das mesmas dependências de TI.
Está interdependência afeta a realização dos projetos, pois recursos podem estar sendo disputados entre si.
Dependendo do serviço, você priorizará um projeto pois este terá maior impacto para a organização.
No nosso exemplo, veja o caso de Infra de rede, que impacta várias iniciativas.
Uma falha ou atraso na realização deste projeto afetará muitas iniciativas.
4. Faça os casos de negócio
Com base nestas informações, você pode criar os casos de negócio do seu projeto.
Estes casos vão apresentar as justificativas por trás da escolha de determinados projetos.
No caso de negócio de negócio você trará informações adicionais que ajudarão a demonstrar a maior necessidade de um projeto, como:
Obsolescência de equipamentos ou serviços
Custos por ineficiência
Limitações de recursos
5. Prepare os orçamentos
Os orçamentos ainda não precisam ser muito detalhados, mas fornecerão uma base em ordem de grandeza de quanto investimento será necessário para que se realize estes projetos.
Leve em consideração mais de um fornecedor e verifique se tem opção de realizar com os recursos “dentro de casa” (como configurações, alterações de sistema, etc.)
6. Elabore o Inventário de Necessidades
Com todas estas informações, agora você pode elaborar a sua lista de demandas ou Inventário de Necessidades de TI.
Ela não será apenas “Lista de Desejos”, mas sim um documento que norteará todos os investimentos de TI no futuro.
Desta forma, a alta direção estará com “a faca e o queijo na mão”, ou seja, pronta para tomar uma decisão bem-informada.
E quando as áreas vierem pressionar para saber sobre suas demandas, você terá a tranquilidade de informar que o assunto já está nas mãos da direção.
Para saber mais, acesse www.oksige.com.br
7. Referências Bibliográficas:
Guia PMBOK® 6a. ed. – EUA: Project Management Institute, 2017
BPM CBOK: Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio. Corpo Comum do Conhecimento – ABPMP BPM CBOK V3. 0, Association of Business Process Management Professionals, 2013
BABOK. Business Analysis Body of Knowledge – Release 3.0. 2015
ITIL® Foundation, ITIL 4 Edition, 2019, AXELOS Limited
ITIL Service strategy (SS). 2011 2nd ed. London: TSO (The Stationery Office).
ISO/IEC 2000-1, Information Technology – Service Management – Part 1: Service management system requirements
Escrito por: Marcelo Ferreira, Consultor Sênior e sócio da OKSI, PMP, MBA
